Parmi les différents types de communication d’affaires, la correspondance est une partie importante de la vie de bureau. Son outil principal est les notes de bureau bien connues, qui, selon le contenu, sont explicatives, conférences, etc.
Qu'est-ce qu'un mémo et pourquoi est-il nécessaire?
Selon sa finalité, une note de service est un message d’information adressé aux employés de son propre service ou d’autres services, à la direction des services, entreprises, divisions, succursales. La liste des sujets abordés dans ces documents est assez large. Les mémos informent sur les principaux événements de la vie de l'entreprise, sur la mise en œuvre des travaux en cours, sur les situations inhabituelles qui prévalent, contiennent des réclamations et des moyens de résoudre divers problèmes de production.
Ce type de communication a pour objectif principalde coordonner un large éventail de questions de travaildans les cas où une décision verbale n’est pas possible. Le mémo peut également servir de guide pour la rédaction d’ordonnances qui, contrairement aux ordonnances, sont plus informelles.
Exemple de note de service
Types et objet des mémorandums
Le mémo est le type de mémo le plus populaire adressé au chef de la société, au comptable en chef ou à tout autre officier supérieur. L'objectif principal du rapport estd'informer les supérieurs hiérarchiques de toute situation , de l'exécution du travail, ainsi que de formuler des recommandations pour résoudre (éliminer) le problème, etc. Un mémorandumcontrairement au service, va toujours au niveau supérieur et a force de loi.
Les types de mémorandums les plus courants sont les rapports, informant la direction de la mise en œuvre des plans, de l'avancement des travaux en cours, etc. Moins fréquemment, les rapports signalant toute situation imprévue nécessitant une réponse de la part de la direction. L'éventail des questions relatives à ces rapports est assez large: des informations relatives à la principale activité sectorielle de l'entreprise aux plaintes concernant l'organisation des conditions de travail et aux rapports sur le non-respect de la discipline du travail et des finances, le comportement des fonctionnaires, etc.
Mémorandum - exemple
Nous constituons un mémo approprié
La structure du mémo nécessite la présence des éléments suivants:
- "Caps" indiquant l'organisation, le nom et la fonction du destinataire, le nom et le nom de l'expéditeur.
- Un bloc de texte comprenant le titre du document («Note de service») et un résumé de la situation, des actions éventuelles et des demandes.
- Dates et signatures de l'expéditeur (la date, la signature et le nom de l'expéditeur sont indiqués sur une ligne de gauche à droite).
Un numéro d'enregistrement peut également être indiqué dans la note de service s'il est enregistré dans le journal conformément aux règles de l'entreprise. Il est important de noter que, puisque les notes de service sont utilisées uniquement au sein de l'organisation, la disponibilité des formulaires n'est pas une condition préalable, sauf si cela est requis par les règles de l'entreprise. Dans le même temps, certaines entreprises ontvotre propre papier à en-tête avec un logo spécialement conçu pour la correspondance professionnelle.
Comment rédiger un mémorandum?
La structure du rapport est similaire à celle du service. Sa principale différence réside dans le destinataire: si les informations contenues dans le mémo peuvent être envoyées à un autre employé, le message du rapport est alors adressé à l'agent supérieur.
Les manières de rédiger une note diffèrent selon le but recherché. En particulier, le rapport interne envoyé à la direction au sein de l'organisation est émis de la même manière que le mémo de service. La différence réside dans le contenu du bloc de texte, appelé «rapport», qui contient un énoncé de l’essence du problème, des propositions pour son élimination ou une description des mesures déjà prises.
Toutefois, lors de la rédaction d'un mémorandum externe destiné aux employés d'autres organisations, les règles sont plus strictes:
- Le document doit être rédigé sur le papier à en-tête de l'organisation.
- La note est enregistrée dans le livre des lettres sortantes de la société, tandis que le numéro d'enregistrement attribué est indiqué dans l'en-tête de la note. En outre, lors de la réception d'une note, celle-ci est enregistrée en tant que document entrant dans l'organisation du destinataire.
- En règle générale, une note externe est signée par le chef de la société ou son suppléant. Lors de l'envoi, les signatures des responsables d'autres départements peuvent également être requises.
- La date du billet est la date à laquelle il a été signé et expédié.
- Si la note est accompagnée d'annexes documentaires, alorssa partie texte est une liste de documents joints.
Le texte du rapport dépend de son objectif:
- Un rapport de rapport devrait contenir des informations sur l'état d'avancement des travaux, le respect des délais, une description des problèmes actuels, etc. Un tel rapport permet au patron de constater les défauts du travail dans le temps et de les éliminer.
- Un mémorandum informant d'une situation spécifique consiste en une description détaillée du problème et en des propositions pour son amélioration (élimination). Dans la pratique, de tels documents sont souvent consacrés à des plaintes pour violation de la discipline du travail par des employés et sont donc négatifs. Par conséquent, lors de la présentation d'informations, il est important de ne pas tenir compte de l'aspect émotionnel et de rester concentré sur le sujet.
Mémo ou rapport: alors quelle est la différence?
Comme nous le voyons, le bureau et le mémorandum ont de nombreuses caractéristiques communes. Les deux options sont donc utilisées pour la communication d’entreprise et ont une structure de conception similaire. Dans le même temps, il existe un certain nombre de différences:
- Le mémo s’adresse aux employés de différents niveaux de l’entreprise, tandis que le rapport n’est adressé qu’à l’adresse d’un niveau supérieur (entreprise propre ou entreprise tierce).
- Le mémo est un document interne, tandis que le rapport peut être utilisé dans la correspondance externe avec d'autres entités juridiques.
- Contrairement à un rapport, une note n’a pas force de loi.
- Le mémo étant utilisé en interne, il peut être rédigé sur une feuille de papier ordinaire. ParLe même principe est émis et le rapport interne, s’il est utilisé au sein de l’entreprise. En même temps, si le rapport est envoyé à une autre organisation, un en-tête, un numéro d’enregistrement et d’autres éléments obligatoires de la correspondance officielle sont utilisés lors de la préparation du rapport.
